Тотальная нехватка времени стала одной из основных навязчивых проблем современного человека. Жизнь воспринимается многими как попытка объять необъятное, как ежедневная непрекращающаяся изматывающая гонка за успехом. Перед женщиной время ставит жесткий и часто требующий однозначного ответа вопрос: «Карьера или семья?» Перед мужчиной маячит столь же «привлекательная» альтернатива: «Работа или полноценная жизнь?» Конечно, и десять, и сто, и тысячу лет назад люди задумывались о том, куда уходит время, «движущееся подобие вечности». Но сегодня тема приобретает необычайную остроту, заставляет более вдумчиво относиться к невосполнимому ресурсу. И для бизнесменов это особенно важно.
О причинах этого рассказывает генеральный директор компании «Организация времени» Глеб Архангельский: «Во-первых, резко растет поток информации, которую нужно обрабатывать. Во-вторых, чтобы быть конкурентоспособной в современной экономике, компания должна непрерывно обновляться. Соответственно на менеджеров постоянно ложится новая нагрузка. В-третьих, чтобы быть конкурентоспособным на рынке труда, менеджер должен меняться». Все эти объективные факторы заставляют учиться уплотнять время, расставлять приоритеты, искать резервы – для развития, осваивания новейших технологий, роста профессионального и личностного, для создания семьи, для друзей, увлечения, отдыха, занятий спортом.
Управление приоритетами. С английского тайм-менеджмент (ТМ) переводится как «управление временем». Однако специалисты дают более изощренные определения. «Тайм-менеджмент в нашем понимании – это искусство тратить свое время в соответствии с личными целями и ценностями – не «как сложилось», «как получилось», «как пришлось», а как я сам хочу», – говорит Глеб Архангельский. Консультант тренинговой компании «СЭТ» Лев Соколов продолжает мысль: «Управление временем – название красивое, но очень коварное. Человеку время неподвластно. Чему же тогда учат на специализированных тренингах? Управлять своими приоритетами: что сделать в первую очередь, что во вторую, а чего не делать вообще». Эксперты уверены: научить экономить время и относиться к нему бережно и практично можно любого – здесь нет никаких противопоказаний по психологическому типу или по национальным особенностям, а корректировке поддается даже «природная» неорганизованность, ведь в ее основе обычно лежит банальная лень. Однако конкретные техники, подходящие тому или иному человеку, будут разными – спонтанным, творческим людям подойдут методы гибкого планирования, прагматикам, влюбленным в упорядоченность, – жесткого. В конечном итоге все будет зависеть от конкретной личности, в том числе и степень эффективности использования своего времени. «Стоит ли тратить время и силы на превращение неорганизованного человека в педанта? – резонно спрашивает Лев Соколов. – Я знал менеджера, который в принципе не способен был приходить на работу вовремя. Его и ругали, и штрафовали, и отправляли на специальные курсы – бесполезно. Но он был отличным работником, буквально творил чудеса, успевал за час то, на что другие тратили день. В таком случае проще оценивать работу «по результатам», чем бесконечно и безрезультатно воевать с опозданиями».
Вредители и помощники. «Тайм-менеджмент направлен на грамотное распределение задач по приоритетам, он учит делегировать полномочия и минимизировать вредные привычки, съедающие рабочее время», – считает генеральный директор кадрового агентства «Флэкс» Татьяна Чернозуб. Излюбленные россиянами «ритуалы», они же злостные пожиратели времени – курение, чаепитие, перекусы, телефонные разговоры с бесчисленными родственниками и друзьями, задушевные беседы в чатах и по ICQ, чтение и ведение виртуальных дневников, отлучки по личным обстоятельствам. Все эти важные «дела» плотно «набивают» день и времени на работу просто не остается. Здесь важно научиться отказывать жестко или вежливо в зависимости от ситуации. Отказывать и другим, и, главное, самому себе.
ТМ помогает решить две ключевые задачи – грамотного планирования рабочего времени и рационального распределения обязанностей между сотрудниками. Учиться делегировать полномочия подчиненным или коллегам столь же важно, как избавляться от вредных привычек. Ведь ваши внутренние временные, физические, психологические ресурсы не безграничны, да и наверняка во многих областях кто-то является более квалифицированным специалистом, чем вы.
Татьяна Чернозуб уверена – существует всего три способа научиться «правильному» управлению временем: «Во-первых, в этом деле может помочь грамотный руководитель – он личным примером будет показывать, как можно эффективно использовать каждую минуту. Во-вторых, разнообразные тренинги и курсы, помогающие понять, что первично, что вторично, что можно временно отложить, а что нельзя «упустить» ни в коем случае. И в-третьих, жизненная мудрость, которая может помочь избавиться от пресловутых “вредителей”».
Учим всему и сразу. По тайм-менеджменту в России издаются десятки книг – как переводных, так и отечественных. Кто-то считает – тема вполне доступная и ее можно и нужно изучать самостоятельно. Другие же склоняются к мнению: гораздо проще, быстрее и эффективнее овладеть навыками управления временем помогут специализированные тренинги и профессиональные консультанты, обладающие большим систематизированным, постоянно расширяющимся практическим опытом. По популярности ТМ-тренинги входят в пятерку лучших, уступая лишь тренингам по продажам, клиентскому обслуживанию, командообразованию и переговорческим навыкам. Скептики возражают: чему можно научить за два дня – как раз столько времени обычно и длятся ТМ-семинары? «Можно ли научиться экономить время за два дня? А можно ли за два дня научиться играть на рояле или водить машину? Конечно, нет. Но можно узнать основы, отработать некоторые базовые техники под руководством специалиста. Создать фундамент для дальнейшего развития. А потом – тренировки, тренировки, тренировки. Каждый день. Уже на практике», – уверен Лев Соколов.
На качественных тренингах учат самому главному и сложному – пониманию: нужно уметь видеть приоритеты, корпоративные, личные, семейные, не важно какие, и управлять ими. Многие используемые на тренингах техники направлены на «вытаскивание» приоритетов из неосознанной сферы в осознанную.
Например, вам обязательно предложат написать список того, что вы обычно делаете в течение дня, и указать, сколько времени занимает каждая задача. Зачастую в сумме получается больше 24 часов, а иногда намного больше. Потом совместно с тренером анализируется значимость всех проблем. В итоге, как правило, получается, что 80% времени тратится на дела, которые либо можно делегировать, либо вообще вычеркнуть из списка как устаревшие или безнадежно второстепенные. Топ-менеджер может обнаружить: большую часть своего времени он просто вмешивается в работу подчиненных, а о собственных задачах, в частности стратегическом развитии компании, думать некогда. Известный экономист, один из основоположников теории менеджмента Питер Друкер не зря говорил: «Нет ничего более бесполезного, чем делать эффективно то, чего можно не делать вообще». Еще одна полезная функция тренинга – участвуя в разнообразных ролевых играх, можно увидеть себя со стороны, продиагностировать свои способности, понять, на своем ли месте вы находитесь и в какую сторону следует развиваться.
«Тренинг по тайм-менеджменту – это освоение техник планирования, самомотивации, хронометража. Ролевые игры, упражнения, обсуждения в группах. Эффективность, по моим оценкам, такова: для открытого тренинга (то есть сборной группы людей из разных компаний), а также для корпоративного тренинга, на который участники пришли добровольно, примерно 80% людей в первые месяцы внедряют около 40-50% полученных техник. При обязательном корпоративном обучении 50% людей внедряют 20-30% полученных техник. Это довольно много, учитывая необязательность владения всеми инструментами, достаточно нескольких оптимально подходящих для конкретного человека», – подытоживает Глеб Архангельский.
Проблема выбора. «Как выбрать тренинговую компанию? Если заказывается корпоративный тренинг, руководитель фирмы должен обязательно встретиться с тренером или делегировать это поручение человеку, которому доверяет. С консультантом нужно обсудить, о чем именно будет тренинг, какие материалы и рекомендации будут предложены слушателям. Важно увидеть, насколько приглашаемый человек адекватный, внятный и убедительный», – объясняет Татьяна Чернозуб. Нужно помнить: раскрученное имя компании не гарантирует результативности и полезности этого недешевого мероприятия (двухдневный тренинг обойдется примерно в $400 на человека). При выборе также можно довериться положительным отзывам партнеров или клиентов или обратить внимание на наличие публикаций в деловой прессе, книг или диссертаций, написанных тренерами по интересующей вас теме. Тренинг должен быть самостоятельной разработкой компании, а не компиляцией устаревших западных методик. Тренеры обязаны уметь работать с людьми, понимать и распознавать их проблемы и быть в состоянии помочь их решить. В этой профессии очень ценятся люди, пришедшие из бизнеса, ведь они прекрасно понимают, о чем говорят, и могут поделиться собственным опытом.
«Запрос на тренинг по тайм-менеджменту нередко скрывает более глубокие проблемы организации – неправильной расстановки кадров или всей системы управления. Бывает, к нам приходят люди, чьи проблемы в принципе не решаются тренингами. Например, человека назначили руководителем, а он к этому неспособен в силу своих личностных характеристик – это уже задача не для тренинга, а для психотерапии», – рассказывает Лев Соколов. Результат точно будет достигнут, когда программа тренинга соответствует потребностям организации, когда участники осознают проблему тайм-менеджмента как актуальную не только для компании, но и для себя лично и хотят ее решить, когда тренинг рассматривается в системе других мероприятий, проводимых в фирме, а не как панацея от всех бед. Здесь, подчеркивают специалисты, очень важна поддержка руководством своих сотрудников, внимание к происходящим изменениям и закрепление успеха в каждодневной практической работе.
Защита от сумасшествия. Основными потребителями ТМ-продукта, по словам специалистов, являются руководители среднего звена, «погибающие» в текучке. Нередки и корпоративные заказы: владельцам компании важно, чтобы их сотрудники говорили на одном языке, особенно если на тренинге речь заходит о временных стандартах работы (собираться на совещание по 3 часа или научиться коротко проводить планерки, можно ли опаздывать и если да, то как это компенсировать, и т. д.). Но иногда управленцам бывает проще и безопаснее сходить на открытый тренинг, где их никто не будет знать, ведь проблемы со структурированием времени зачастую бывают очень личными и не каждый человек готов открыться перед своими коллегами.
Какие реальные изменения обычно происходят в компании после прохождения ее сотрудниками ТМ-тренинга? У работников вырабатывается «чувство времени», общий язык в отношении эффективности. На стенах появляются общепонятные доски планирования дня и недели. Повышаются управляемость и подконтрольность исполнения задач, планомерность и организованность работы.
Что выносят с тренинга отдельные люди? Очень часто во время подобного семинара бизнесмены понимают: есть неволшебные средства, помогающие перестать быть «загнанной лошадью» – это неприятное ощущение является постоянным у большинства управленцев. Путем реорганизации рабочего времени, заполняющего все вечера и выходные, отбивается свободное пространство, и люди вспоминают: есть время для работы, а есть время для семьи, спорта, увлечений, походов в театр, неделовых поездок в горы или в Париж.
«Бизнесменам можно рекомендовать не забывать заботиться и о физическом, и о психическом здоровье и хотя бы изредка вспоминать о родных и друзьях, пока они не забыли, как нас зовут, как мы выглядим, – говорит Татьяна Чернозуб. – В моей практике был случай, когда глава юридического департамента крупной инвестиционной компании тихо сошел с ума от перенапряжения на работе. Нервные срывы мы наблюдаем достаточно регулярно. Тайм-менеджмент – один из тех ресурсов, который может помочь человеку не «убиться» на работе, не делать лишних хлопотных дел».
Из истории вопроса
Тайм-менеджмент – довольно новая для России, но динамично развивающаяся отрасль менеджмента – зародился на Западе в 60-х годах минувшего века. Именно тогда появились первые идеи о правилах организации рабочего времени: бурное развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на управленцев, объем работы менеджеров увеличился многократно, так что они начали испытывать хроническую нервирующую нехватку и рабочего, и тем более свободного времени. Под ТМ вскоре стала подразумеваться технология учета времени и планирования рабочего дня.
Журнал «Финанс.» № 10 (147) 13-19 марта 2006 – Карьера
Маргарита Удовиченко
Подписывайтесь на телеграм-канал Финсайд и потом не говорите, что вас не предупреждали: https://t.me/finside.