Основная задача, которая стоит перед службой управления персоналом, — обеспечение компании трудовыми ресурсами с необходимой квалификацией. Хороший HR-специалист (от human resources — человеческие ресурсы) решает этот вопрос преимущественно путем удержания имеющихся сотрудников, их развития, повышения квалификации и улучшения эффективности работы, а не только набирая новых специалистов. Проблема в том, что такие кадровики в России нарасхват, и редкой даже крупной компании удается найти подобного профессионала. Поэтому приходится прибегать к «костылю», который поможет специалистам среднего уровня поравняться со звездами, — HR-системе.
«Костыль» для менеджера. В то же время большинство компаний относится к автоматизации процессов управления персоналом как к малоэффективному и плохо окупаемому направлению внедрения IT-систем. В результате даже на крупных предприятиях эти вопросы решены в разных, не связанных между собой системах. В лучшем случае это собственные разработки, а порой почти вся кадровая информация ведется вручную. «Автоматизация HR особенно важна для компаний, которым необходима высокая квалификация сотрудников, — размышляет Алексей Григорьев, руководитель центра внедрения и адаптации решений по управлению персоналом Microsoft Axapta компании Aplana. — Автоматизация всегда приводит к повышению интенсивности труда: специалисты по управлению персоналом больше успевают, поскольку на компьютер можно переложить рутинную работу, которой в кадровой деятельности предостаточно».
Кроме того, внедрение HR-системы предоставляет дополнительные возможности руководству по анализу качества человеческих ресурсов, организационного построения и численности персонала. Хотя, конечно, есть участки, которые сложно автоматизировать. Например, такие специфичные функции, как устранение конфликтов или адаптация на рабочем месте. Помимо экономии времени сотрудников кадрового отдела эффект от внедрения HR-системы проявляется, например, в сокращении штрафных санкций предприятию, которых удалось избежать при своевременной сдаче отчетности в фискальные органы.
Внедрение автоматизированной системы управления персоналом позволяет ввести в холдинге единую кадровую, финансовую политику планирования и учета затрат на персонал. «Решение об автоматизации системы управления персоналом было обусловлено территориально-распределенной структурой, большим количеством филиалов и отсутствием единой методологии в части администрирования кадров и расчета заработной платы», — вспоминает Светлана Павленко, исполнительный директор ФК «Уралсиб». Ее компания автоматизировала за семь месяцев более 200 рабочих мест на основе mySAP HCM. Сумма проекта не разглашается. Светлана Павленко рассказала «Ф.», что комплексная HR-система позволяет «Уралсибу» вести все необходимые данные о персонале в режиме реального времени с сохранением историй записей, а также в стандартизованном формате выполнять все бизнес-процессы, например прием на работу или увольнение. Кроме того, появилась возможность планирования и учета рабочего времени сотрудников, отпусков, командировок. «Мы интегрировали HR-решение с системой финансового учета, — рассказывает Светлана Павленко. — Каждый сотрудник привязан к центру управленческого учета. Поэтому в любой момент времени финансовая служба может получить информацию о его затратах».
Три уровня HR. Управление персоналом обычно разделяют на три уровня, тесно связанных между собой. Первый — расчет зарплаты. Второй — кадровый учет и документооборот. В третий блок входят собственно управление персоналом и функции планирования. Это рекрутинг, обучение, управление мотивацией, автоматизированная проверка соответствия квалификации требованиям к должности на основе моделей компетенции, управление кадровым резервом. HR-системы классифицируются по числу реализованных в них уровней.
Соответственно в программах расчета зарплаты реализован функционал только первого уровня. Как правило, это «коробочные» продукты (для их установки не требуется переписывать программу) российской разработки. Спрос на них появился после 2000 года, когда предприятия стали менять самописные системы, с которыми работали еще с советских времен. Кроме того, «коробки» активно использует малый бизнес. Стоимость программ расчета зарплаты — от $200.
Комплексные системы управления персоналом могут формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату. То есть в них реализован функционал первого и второго уровня HR. Они могут использоваться для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. Такие системы необходимы руководству для оперативного принятия решений. Поэтому комплексные HR-системы придется интегрировать с программами бухгалтерского учета и управления предприятием. К этому виду относятся российские разработки «Босс-Кадровик», «АиТ: /Управление персоналом», «Персонал-2000». Стоимость одной лицензии «Босс-Кадровик» составляет $750.
Наконец, все три уровня управления персоналом реализованы в многофункциональных HR-системах. Помимо уже названных функций они позволяют отбирать, проводить аттестацию сотрудников, используются для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом. Например, с помощью «многофункционалок» сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества кандидатов на вакансию с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия, позволяя отбирать самых перспективных. К ним относятся такие западные разработки, как SAP HRM, Oracle HRA. Из-за относительной дороговизны их имеет смысл использовать только на крупных предприятиях с большим числом сотрудников. «Главный минус нашей системы Oracle HRA — требование квалификации пользователей, высокая стоимость внедрения и поддержки», — рассказывает Светлана Агафонова, заместитель начальника отдела труда и социальных вопросов компании «Галоген».
Российские компании обычно выбирают систему «от и до». И в результате комплексные программы конкурируют с многофункциональными системами. Так, Петербургский метрополитен в качестве главных претендентов на внедрение рассматривал «Босс-Кадровик» и SAP HRM. «В пользу первого продукта свидетельствовала успешная эксплуатация штатно-кадрового контура этой системы, внедренного нашими специалистами еще в 1999 году, — рассказывает Игорь Богомолов, начальник отдела труда и заработной платы Петербургского метрополитена. — Солидным аргументом «за» SAP было запланированное внедрение финансового модуля этой ERP-системы. Взвесив затраты на внедрение, мы остановили выбор на российской разработке». За три месяца в Петербургском метрополитене было создано 200 рабочих мест, «Босс-Кадровик» был интегрирован с узкоспециализированными собственными разработками: системой учета отработанного времени, учета сдельной заработной оплаты труда, планирования и учета работы машинистов подвижного состава, учета путевых листов водителей. С начала 2005 года HR-решение интегрировано с mySAP ERP.
Тенденции. Сразу несколько опрошенных «Ф.» экспертов заявили о повышении интереса к третьему уровню HR. «Еще несколько лет назад большая часть внедрений новой системы управления персоналом сводилась к замене старой и внедрению стандартной для советских времен функциональности — ведение организационной структуры, штатного расписания, кадровый и табельный учет и расчет заработной платы, — рассказывает Олег Корнилов, руководитель направления HRMS департамента Oracle компании «Борлас». — Но за последние два-три года практически все заказчики в большей степени интересуются именно управленческим контуром системы. В значительной степени это обусловлено современным дефицитом квалифицированных кадров и пониманием того, что персонал является стратегическим ресурсом предприятия».
Как автоматизировать управление персоналом?
АЛЕКСАНДР САКСИН, заместитель директора департамента корпоративных систем управления IBS:
— На большинстве предприятий отдельные HR-функции (подбор-отбор, обучение и развитие, кадровый учет) уже автоматизированы. И под «автоматизацией управления персоналом» обычно понимают процедуру сведения воедино разрозненных HR-элементов. Об этом заходит речь, когда консолидация требуется руководству. Например, для введения единых HR-стандартов в компании с филиальной структурой. Для консолидации информации необходимо организовать увязку данных из разных блоков воедино. Важно проработать этот процесс на идеологическом уровне. Автоматизации должна предшествовать концепция, в которой будут прописаны взаимосвязи и коммуникации между всеми HR-элементами грядущей системы и единые принципы, объединяющие работу всех отделов службы управления персоналом.
ПАВЕЛ ЧЕРКАШИН, глава представительства Siebel в России:
— Основная ценность IT при работе с персоналом лежит в сфере комплексного управления отношениями с сотрудниками. Сотрудники как ценный актив компании требуют не менее внимательного к себе отношения, чем клиенты. Причем для автоматизации HR можно использовать опробованные методы из сферы CRM. Современные HRM-системы предлагают работодателю арсенал средств для решения пяти ключевых задач — соответствие стратегии, управление знаниями, производительностью, обучением и компенсацией. Ни одна из них не является уникальной, и в той или иной степени они решаются в каждой организации. Но только единицы среди российских предприятий способны обеспечить своих сотрудников полноценными средствами взаимодействия с собой. А стоило бы, ведь именно в этой сфере можно добиться максимальных показателей роста доходности.
ИРИНА ДОМБРОВСКАЯ, директор по HR-консалтингу компании «АйТи»:
— 78% из 1000 опрошенных нами HR-менеджеров недовольны своей кадровой системой. Это происходит вовсе не из-за «некачественности» самого IT-решения. Просто от системы изначально ждут чуда. Но ведь только внедрение HR-решения не повысит эффективность процессов управления персоналом. Кроме того, современные кадровые системы пока «не умеют» на одинаково высоком уровне решать весь комплекс задач, стоящий перед подразделением HR. И если такие процессы, как учет кадров, расчет заработной платы, ведение штатного расписания, активно прорабатываются уже 25 лет, то управленческие HR-задачи пока находятся в развитии. Поэтому автоматизация подбора и обучения персонала, планирования карьеры сотрудников даст весомый результат только в том случае, если система будет учитывать специфику управленческих процессов конкретной компании.
АЛЕКСЕЙ ХАРИТОНОВ, руководитель отдела продвижения экономических программ компании «1С»:
— Автоматизация деятельности служб управления персоналом необходима. Во-первых, для планирования потребностей в персонале. IT-система позволяет предсказывать организационно-должностной состав, фонд затрат на оплату труда. Во-вторых, это обеспечение бизнеса кадрами. Здесь автоматизация пригодится для документирования процессов подбора и оценки кандидатов, учета эффективности затрат на их привлечение. Третье направление — эффективное планирование занятости персонала. Например, благодаря своевременному предоставлению информации о местонахождении работников упрощается организация мероприятий, повышается эффективность использования рабочего времени. Наконец, с автоматизацией не так сложно вести кадровый учет, предписываемый работодателям действующим законодательством.
ОЛЕГ КОРНИЛОВ, руководитель направления HRMS департамента Oracle компании «Борлас»:
— Еще несколько лет назад большая часть внедрений новой системы управления персоналом сводилась к замене старой и установке стандартной для советских времен функциональности: ведение организационной структуры, штатное расписание, кадровый и табельный учет и расчет заработной платы. Сейчас практически все заказчики интересуются именно управленческим контуром системы. Это обусловлено дефицитом квалифицированных кадров и пониманием того, что персонал является стратегическим ресурсом предприятия. Следует ожидать увеличения инвестиций предприятий в персонал, это касается и IT-составляющей. Компаниям, особенно крупным, становится невозможно работать без единой корпоративной системы, в том числе и по управлению персоналом.
ОЛЬГА КНЫШ, директор по персоналу представительства Oracle СНГ:
— Внедрение любой системы стоит недешево. При этом необходимо перенастраивать процессы, и постоянные изменения требований будут увеличивать стоимость и затягивать сроки внедрения. Для экономии денег компании я бы рекомендовала потратить больше времени на подготовительную работу. Сначала необходимо ответить на вопрос, какие конкретно процессы необходимо автоматизировать. Их нужно подробно описать и согласовать со всеми «заинтересованными сторонами». Должно быть понятно, кто инициирует процесс, кто утверждает действие, кто уведомляется, какие данные должны вводиться и как они взаимосвязаны между собой. Например, у нас ответственность за регистрацию в системе увольнения сотрудника по его инициативе лежит на его непосредственном руководителе.
ВАДИМ КОРЕПИН, менеджер решений Axapta компании Microsoft:
— Сейчас компании задумываются, как перейти от простой фиксации информации о сотрудниках к комплексному управлению персоналом. Наличие информационной системы управления персоналом дает возможность сотрудникам HR-отдела забыть о рутине и сосредоточиться на решении принципиальных вопросов. Основная задача, которая стоит перед HR-директорами, — организация эффективной работы сотрудников для достижения поставленных целей предприятия. Решение этой задачи связано со множеством проблем — организационных и информационных. И если первые целиком зависят от HR-директора, то вторые задачи с успехом решаются с помощью информационных систем. Я сознательно не упоминаю о бухгалтерской составляющей кадрового учета, так как она уже реализована большинством ERP-решений.
СЕРГЕЙ САФОНОВ, консультант компании GMCS:
— Автоматизированные HR-системы играют большую роль в повышении производительности труда. Менеджеры по персоналу при их помощи избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов. Так, по оценкам, только на работу с документацией кадровики тратят до 60% своего рабочего времени. Автоматизированное хранение и обработка информации позволяет эффективно подбирать и перемещать сотрудников. HR-система дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. Кроме того, сейчас у менеджеров компаний появилась потребность заниматься не только составлением штатного расписания или кадровым учетом, но и обучением персонала, его мотивацией и оценкой и даже корпоративной культурой, что также позволяет HR-система.
Журнал «Финанс.» № 25 (115) 18-24 июля 2005 — IT+финансы
Андрей Школин
Подписывайтесь на телеграм-канал Финсайд и потом не говорите, что вас не предупреждали: https://t.me/finside.