Прямые затраты на офисную принтерную печать, согласно исследованию английского консалтингового агентства Ashburnham Group, составляют всего 10%. Сюда входят стоимость оборудования, запчасти, бумага, сервисное обслуживание и электроэнергия. Еще 15% составляют IT-поддержка, затраты на инфраструктуру сети, администрирование и закупки. И львиная доля затрат приходится на производственный процесс (28%) вместе с самим процессом документооборота (47%). К этим расходам, например, относятся потери времени пользователем у принтера, когда он стоит в ожидании своей распечатки, архивирование, хранение, доставка (см. рисунок). В итоге в крупных компаниях с большим документооборотом офисная принтерная печать обходится дороже, чем тиражная и типографская вместе взятые. Снизить расходы можно, например, больше используя копир — печать на офисных принтерах в два-три раза дороже. Вопрос в том, как заставить делать это сотрудников. Всегда легче распечатать на принтере несколько экземпляров документа, чем тиражировать его на копировальной машине.
Из любой ситуации есть выход. Здесь их по крайней мере два. Можно ввести драконовские меры и штрафовать персонал всякий раз, когда из принтера вылезает больше одной копии. Только вряд ли от этого повысится лояльность сотрудников к организации. Поэтому здесь для снижения расходов и повышения прозрачности затрат лучше передать офисную печать документов на аутсорсинг. Сделать это можно самостоятельно, организовав отдельную компанию со своим бюджетом, или обратиться в специализированную фирму, предлагающую подобные услуги. Варианты сотрудничества могут быть разными — от организации печати «с нуля» до управления уже существующим процессом. В последнем случае аутсорсинговая организация переводит к себе на работу ответственных за печать сотрудников компании-заказчика и оптимизирует процессы.
Аутсорсинг офисного центра печати востребован в компаниях, часто общающихся с клиентами. Это розничные банки, телекоммуникационные и страховые компании. Стоимость услуги зависит от текущего состояния оборудования и оптимальности печатного процесса. Аутсорсинговая компания берет на себя обеспечение бесперебойной работы, а оплата производится по конечному результату — количеству отпечатанных страниц. Например, пользуется услугами офисного центра печати фармдистрибьютор «ЦВ Протек». Он полностью перешел на обслуживание компанией Xerox в 2004 году. До этого вся офисная печать была сосредоточена на специальном участке. Однако к 2002 году его мощностей стало не хватать, хотя они позволяли обрабатывать порядка 2 млн страниц в месяц, а расходы на обслуживание «бумагооборота» росли изо дня в день. В «Протеке» не стали увеличивать количество принтеров, а решили оптимизировать сам бизнес-процесс. В результате перехода на аутсорсинг общая экономия «Протека», по словам исполнительного директора компании Георгия Бекузарова, составляет около $1 млн в год.
Главная проблема при передаче на сторону процессов офисной печати характерна для любого вида IT-аутсорсинга — сохранение конфиденциальной информации. В компаниях, предоставляющих подобные услуги, признают эту проблему. «Недоверие заказчиков сводится к двум проблемным точкам, — рассказывает Игорь Силицкий, руководитель отдела по развитию бизнеса компании Xerox, — передаче информации за пределы компании и «человеческому фактору». Но ведь процесс физически остается на территории клиента, а в помещении центра печати отсутствует техническая возможность для вывода информации». Для снижения «человеческого фактора» аутсорсеры уделяют большое внимание мотивации. «Кроме того, передача конфиденциальной информации сотрудником компании и аутсорсером регулируется разными правовыми актами, — размышляет Игорь Силицкий. — Организации со своими сотрудниками — трудовым законодательством, а отношения двух компаний — гражданским. Во втором случае больше возможностей застраховаться от рисков».
Журнал «Финанс.» № 24 (114) 27 июня — 3 июля 2005 — IT + финансы
Андрей Школин
Подписывайтесь на телеграм-канал Финсайд и потом не говорите, что вас не предупреждали: https://t.me/finside.