Два химических завода по очереди стали клиентами IT-консультанта. Оба намеревались автоматизировать управление финансами. Их производственные процессы были похожи друг на друга, как братья-близнецы. До такой степени, что, внедрив соответствующее решение на одном заводе, можно было с минимальными доработками установить его на другом. Управление финансами столь однородным не было. Бухгалтеры предъявили совершенно разные требования к «Книге покупок», оформлению операций импорта. «Например, к отражению входящего
НДС», – вспоминает директор департамента решений Oracle компании GMCS Марина Горная.
Финансовый блок компании, как правило, охватывает бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, МСФО и бюджетирование. Из перечисленного относительно просто автоматизируется на базе типового решения бухгалтерский и налоговый учет. Сэкономить на внедрении систем для оставшихся служб финансового блока не удастся. «“Коробочное” решение не даст бюджетированию и управленческому учету ничего, кроме чистого “примитива”, не имеющего к практике никакого отношения», – категоричен директор бизнес-направления управленческого консалтинга компании «Микротест» Михаил Цветков.
Оптимизация платежей. Автоматизация стандартных операций бухучета при внедрении ERP-системы, как правило, не вызывает никаких сложностей. «Все они описываются в типовых проектных решениях», – говорит Кирилл Романов, начальник отдела финансового консалтинга ГК «Оптима». Но даже если руководство компании убеждено в «совпадении» бухучета с типовой системой, радоваться рано. Каждая операция может быть выполнена множеством
способов – пресловутая «российская специфика». Поэтому к западным разработчикам за автоматизацией бухучета по РСБУ лучше не обращаться. «В стандартных “экспортных” ERP-системах нет такого привычного для российских финансистов инструмента, как корреспонденция счетов. Это исключительно российское понятие», – приводит пример Марина Горная. По мнению Михаила Цветкова, существует только одно более-менее типовое решение – управление денежными средствами: «Но даже здесь возможно несколько вариантов организации контроля: централизованный, распределенный и смешанный».
В свете кризиса большое значение приобретает работа с затратами. Зачастую заказчики хотят больше, нежели просто автоматизацию процесса плановых (бюджетных) платежей. Например, настроить последовательность закрытия счетов с неограниченным количеством шагов (стандартный вариант предусматривает 2–3 этапа согласований), возможность задания различных алгоритмов распределения. В типовом решении платежи компании обычно классифицируются по нескольким группам, им присваивается определенная очередность. В условиях кризиса требуется более гибкий и оперативный подход – на первое место может выйти платеж, ранее проводившийся в последнюю очередь, и наоборот.
Отдельный разговор – модули по управлению и расчетам с персоналом. Их данные необходимы бухгалтерам, налоговым специалистам. Но в рамках практически любого типового решения интеграция HR и финансов требует трудоемких ручных операций. Марина Горная предлагает решить проблему с помощью соответствующих интерфейсов.
Учет преткновения. Налоговый учет в России гораздо более формализован, чем даже МСФО. При составлении отчетности для инспекции часть показателей можно взять из РСБУ, другие – обязательно пересчитываются. «Например, расходы, подлежащие нормированию (рекламные, представительские), расчет и нормирование резерва по сомнительным долгам, учет убытка от уступки права требования», – рассказывает Кирилл Романов. Эти моменты потребуют дополнительного внимания разработчика. Но настоящим «камнем преткновения» для программистов становится учет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02. «Настроить автоматическое определение системой доходов и расходов, принимаемых или не принимаемых к налоговому учету, – очень трудоемкий и дорогостоящий процесс, – делится опытом Кирилл Романов. – Чаще всего выбирается метод, согласно которому на этапе ввода документа бухгалтер вручную распределяет сумму расхода или дохода на принимаемые и не принимаемые к налоговому учету». Отследить в системе начисление и погашение отложенных налоговых обязательств и отложенных налоговых активов также возможно только с помощью дополнительных разработок.
Бюджетирование завести в типовое решение не менее сложно. Уровни этого процесса и подходы к нему (например, снизу вверх или сверху вниз) могут значительно отличаться. «От методики бюджетирования зависит количество бюджетов, механизмы формирования плановых и фактических значений, – говорит Наталья Овчаренко, директор по консалтингу компании «АНД Проджект». – Следовательно, их нельзя заранее заложить в систему». В итоге внедрение модуля бюджетирования превращается в дорогостоящую задачу. Второй, более экономичный путь – компания самостоятельно покупает программу-конструктор и сама настраивает необходимые ей отчеты.
Немыслимые разрезы. Вести МСФО можно двумя методами: трансформации и параллельного учета. В основе в любом случае лежит учетная политика конкретного предприятия. Корректировки, необходимые при трансформации, всегда будут камнем преткновения для автоматизации. «Особенно трудно алгоритмизировать поправки,
которые делаются на основе экспертного суждения. Например, начисление резервов, – поясняет Наталья Овчаренко. Она советует предоставить возможность строить гибкие запросы с возможностью группировок и настройки вычислений, на основе которых сотрудник сможет сделать корректирующие проводки.
Постоянный предмет интереса топ-менеджмента – управленческая отчетность. От программного решения требуется оперативно фиксировать показатели и компоновать их в заданных разрезах, порой весьма неожиданных. С момента всплеска интереса к ERP-системам с 1998 года время поработало на заказчиков. Появилось довольно много отечественных решений, апробированных в бизнесе. И если как следует поискать, то вполне можно найти продукт если не полностью отвечающий требованиям, то хотя бы совпадающий с ними на 60–80%.
Главное в управленческом учете – возможность быстро создать новые отчеты, по которым руководство анализирует состояние бизнеса на текущий момент. Здесь поможет функционал, позволяющий, как и в случае с бюджетированием, самостоятельно настроить аналитику. Например, существуют «конструкторы», которые на основе данных ERP-системы «под заказ» создают оборотно-сальдовую ведомость по группе, основным средствам, клиентам, поставщикам, складу.
Журнал «Финанс.» №41 (276) 03.11–09.11.2008 — IT+финансы
Наталья Анищук
Подписывайтесь на телеграм-канал Финсайд и потом не говорите, что вас не предупреждали: https://t.me/finside.